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Government e-Marketplace यानी GeM Portal पर सरकारी विभाग, मंत्रालय, PSU और अन्य सरकारी संस्थाएं विभिन्न प्रकार के products और services की खरीद करती हैं। GeM पर order मिलने के बाद buyer और seller दोनों के लिए order की terms, delivery timeline और contractual obligations को समझना जरूरी होता है।
कई बार किसी product की आवश्यकता समाप्त हो जाती है, seller समय पर delivery नहीं कर पाता, product उपलब्ध नहीं होता या order से जुड़ी कोई अन्य समस्या सामने आ जाती है। ऐसी स्थिति में GeM Order Cancellation की आवश्यकता पड़ सकती है।
इस लेख में हम जानेंगे कि GeM order cancellation process क्या है, buyer और seller कब order cancel कर सकते हैं, cancellation के संभावित प्रभाव क्या हैं और cancellation से जुड़ी सामान्य समस्याओं को कैसे समझें।
GeM Order Cancellation का अर्थ है GeM Portal पर किए गए किसी order या contract को निर्धारित प्रक्रिया के अनुसार समाप्त या cancel करना।
Order cancellation सामान्य online shopping cancellation जैसा हमेशा नहीं होता। GeM एक government procurement platform है, इसलिए यहां buyer और seller के बीच accepted order एक contractual transaction का हिस्सा हो सकता है।
इसलिए order cancel करने से पहले यह देखना जरूरी है कि:
GeM पर order cancellation परिस्थितियों के अनुसार अलग-अलग हो सकता है। केवल buyer या seller की इच्छा के आधार पर हर order को किसी भी stage पर cancel करना जरूरी नहीं है।
कुछ सामान्य परिस्थितियां इस प्रकार हो सकती हैं:
1. Seller द्वारा समय पर delivery न करना
अगर seller contract में निर्धारित delivery period के अंदर अपनी obligation पूरी नहीं करता है, तो buyer के पास contract की applicable terms के अनुसार cancellation या withdrawal की कार्रवाई करने का अधिकार हो सकता है।
GeM के उपलब्ध General Terms and Conditions में delivery obligation पूरा न होने की स्थिति में buyer द्वारा unsupplied portion को cancel या withdraw करने का प्रावधान दिया गया है।
2. Product उपलब्ध न होना
कभी-कभी seller को order मिलने के बाद पता चलता है कि listed product उपलब्ध नहीं है या supply करने में operational समस्या है। ऐसी स्थिति में seller को बिना सोचे-समझे order छोड़ने के बजाय GeM की applicable process और contract conditions देखनी चाहिए।
3. Buyer की आवश्यकता में बदलाव
सरकारी विभाग की आवश्यकता बदलने, procurement requirement में बदलाव या अन्य administrative circumstances के कारण order से संबंधित कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है। ऐसे मामलों में buyer को applicable GeM rules और internal approval process के अनुसार आगे बढ़ना चाहिए।
4. Contract की शर्तों का पालन न होना
यदि seller द्वारा contract में निर्धारित specification, delivery condition या अन्य महत्वपूर्ण obligation पूरी नहीं की जाती है, तो buyer applicable contractual provisions के अनुसार action ले सकता है।
GeM Portal पर cancellation का exact interface समय के साथ बदल सकता है। इसलिए किसी पुराने screenshot या पुराने menu path को blindly follow करने के बजाय अपने current GeM account में दिखाई देने वाले options और order की conditions को प्राथमिकता दें।
सामान्य रूप से process को इस तरह समझा जा सकता है:
Step 1: GeM Portal पर Login करें
सबसे पहले अपने authorized GeM account से login करें।
Buyer और seller के लिए अलग-अलग account roles और dashboard options हो सकते हैं। इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सही account से login कर रहे हैं।
Step 2: संबंधित Order को Open करें
Dashboard में जाकर संबंधित order/transaction को identify करें।
Order number, product name, seller details, delivery period और current status को ध्यान से check करें।
Step 3: Order Status Check करें
Cancellation करने से पहले order की current स्थिति देखना बहुत जरूरी है।
उदाहरण के लिए:
जैसी स्थिति होने पर cancellation की applicability अलग हो सकती है।
Step 4: Contract और Terms देखें
Order के साथ उपलब्ध contractual terms को ध्यान से पढ़ें।
विशेष रूप से delivery date, specifications, acceptance conditions और cancellation/termination से संबंधित provisions check करें।
Step 5: Available Action देखें
अगर उस particular order पर cancellation/withdrawal या संबंधित action available है, तो portal पर दिखाई देने वाले instructions के अनुसार आगे बढ़ें।
कुछ cases में reason या remarks की आवश्यकता हो सकती है।
Step 6: Reason और Supporting Details दें
जहां portal या applicable process इसकी मांग करे, वहां cancellation का उचित reason दर्ज करें।
गलत या misleading information देने से बचें। यदि किसी document, approval या supporting evidence की जरूरत हो, तो उसे applicable process के अनुसार रखें।
Step 7: Cancellation Request Submit करें
सभी details verify करने के बाद request submit करें।
Submission के बाद cancellation status और system-generated reference/details को future record के लिए सुरक्षित रखना उपयोगी होता है।
GeM seller को order मिलने के बाद delivery timeline को seriously लेना चाहिए।
अगर seller बिना उचित कारण order fulfil नहीं करता, तो contractual और administrative consequences हो सकते हैं।
GeM के उपलब्ध GTC में यह बताया गया है कि delivery period/date के भीतर seller द्वारा obligation पूरा न करना breach माना जा सकता है। ऐसी स्थिति में buyer unsupplied portion को cancel/withdraw कर सकता है और performance security forfeiture, seller rating downgrade या specified period के लिए debarment जैसी कार्रवाई भी merits के आधार पर हो सकती है।
इसलिए seller को:
Buyer को भी cancellation से पहले जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए।
Buyer को:
इससे future dispute की संभावना कम करने में मदद मिल सकती है।
Cancellation का impact order की circumstances पर depend करता है।
अगर seller की non-performance के कारण cancellation होती है, तो applicable GeM terms के अनुसार performance security, seller rating या अन्य administrative action प्रभावित हो सकते हैं।
इसलिए seller को cancellation को केवल “order हट जाना” नहीं समझना चाहिए। Government procurement में contractual compliance महत्वपूर्ण होती है।
दोनों terms को कई बार एक जैसा समझ लिया जाता है, लेकिन context अलग हो सकता है।
Order Cancellation सामान्य रूप से किसी placed order को applicable process के अनुसार cancel करने को refer कर सकता है।
वहीं Contract Termination contractual relationship को निर्धारित conditions के अनुसार समाप्त करने की अधिक formal action हो सकती है।
GeM के GTC में “Termination for Default” के अंतर्गत seller की non-performance से संबंधित provisions मौजूद हैं।
इसलिए किसी specific case में केवल “cancel” शब्द देखकर action लेना उचित नहीं है। संबंधित contract और current GeM provisions देखना जरूरी है।
Cancellation request करने से पहले यह checklist उपयोगी हो सकती है:
गलत order select करना
एक seller या buyer के dashboard में multiple orders हो सकते हैं। इसलिए order number verify किए बिना cancellation action नहीं लेना चाहिए।
Delivery date ignore करना
Delivery period contract का महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसे ignore करने से dispute या compliance issue पैदा हो सकता है।
बिना reason के action लेना
Cancellation की applicable condition समझे बिना action लेने से समस्या हो सकती है।
पुराने process पर निर्भर रहना
GeM portal का interface और policies समय के साथ update हो सकते हैं। इसलिए पुराने screenshots या पुराने articles को final authority नहीं मानना चाहिए।
Records सुरक्षित न रखना
Order details, communication, approvals और cancellation status का record future reference में काम आ सकता है।
GeM एक government procurement platform है और इसके official resources में seller और buyer के लिए learning material उपलब्ध है। GeM Interactive LMS में seller journey के अंतर्गत registration, catalogue management, bid participation और order fulfillment जैसे modules उपलब्ध हैं। Buyer journey में भी order processing और payments से संबंधित training module मौजूद है।
इसलिए GeM users को platform की current information और applicable terms को प्राथमिकता देनी चाहिए।
GeM Order Cancellation Process को समझना buyers और sellers दोनों के लिए महत्वपूर्ण है। GeM पर order एक structured procurement transaction का हिस्सा होता है, इसलिए cancellation से पहले order status, delivery period, contract terms और applicable conditions को check करना चाहिए।
Seller को खास तौर पर delivery commitments का पालन करना चाहिए क्योंकि non-performance की स्थिति में cancellation के साथ अन्य contractual या administrative consequences भी हो सकते हैं।
यदि किसी order में cancellation की आवश्यकता सामने आती है, तो current GeM portal पर उपलब्ध options और संबंधित contract की conditions के अनुसार ही action लेना सबसे उचित तरीका है।
1. GeM Order Cancellation क्या है?
GeM Order Cancellation का मतलब applicable GeM process और contractual conditions के अनुसार किसी order या उसके applicable portion को cancel या withdraw करना है। GeM के GTC में contract cancellation/withdrawal से संबंधित provisions दिए गए हैं।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
2. क्या GeM पर हर order को cancel किया जा सकता है?
नहीं। Cancellation order की स्थिति, contract terms, applicable conditions और cancellation के कारण पर निर्भर कर सकती है। इसलिए किसी order को cancel करने से पहले संबंधित contract और लागू GeM terms को check करना चाहिए।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
3. Seller द्वारा delivery न करने पर क्या buyer order cancel कर सकता है?
हाँ, applicable conditions के तहत buyer ऐसा कर सकता है। GeM GTC के अनुसार यदि seller निर्धारित Delivery Period/Date में अपनी contractual obligations पूरी नहीं करता है, तो original, extended या re-fixed delivery period समाप्त होने के बाद buyer unsupplied portion के contract को cancel या withdraw कर सकता है।
Official Source: GeM General Terms and Conditions – Termination for Default
4. Seller order fulfil नहीं करता तो क्या action हो सकता है?
Seller की non-performance के कारण contract cancellation होने पर applicable conditions के अनुसार performance security forfeiture के साथ seller rating downgrade या निर्धारित अवधि के लिए GeM से debarment जैसी कार्रवाई हो सकती है। इसके अलावा GeM के terms and policies के उल्लंघन पर administrative action भी लिया जा सकता है।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
5. क्या Seller अपनी इच्छा से GeM order cancel कर सकता है?
Seller को order की contractual conditions और applicable GeM process को follow करना चाहिए। केवल अपनी इच्छा से order fulfilment से हटना उचित नहीं माना जाना चाहिए, क्योंकि seller की contractual obligations और delivery requirements लागू हो सकती हैं।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
6. GeM order cancel करने से पहले क्या check करें?
Order status, delivery timeline, contract terms, applicable cancellation conditions और required actions को check करना चाहिए। GeM की official learning resources में buyers के लिए Order Processing & Payments और sellers के लिए Order Fulfillment जैसे dedicated modules उपलब्ध हैं।
GeM Seller Journey – Order Fulfillment
7. GeM order cancellation के बाद status कैसे देखें?
अपने GeM account में संबंधित order/transaction की available details और current status को check करें। GeM का official Interactive LMS buyers और sellers को platform-related processes समझने के लिए training resources उपलब्ध कराता है।
GeM Seller Training Courses
8. क्या Cancelled GeM order दोबारा activate हो सकता है?
यह specific transaction और applicable GeM process पर निर्भर करता है। इसलिए cancelled order को automatically restore या reactivate होने वाला नहीं मानना चाहिए। संबंधित order की current स्थिति और applicable contractual terms को verify करना आवश्यक है।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
9. क्या GeM order cancellation से Seller की rating प्रभावित हो सकती है?
हाँ, कुछ परिस्थितियों में इसका प्रभाव पड़ सकता है। GeM GTC के अनुसार seller की non-performance के कारण contract cancellation होने पर seller की rating downgrade की जा सकती है और merits के आधार पर अन्य actions भी लिए जा सकते हैं।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
10. GeM cancellation के लिए कौन-सा reason देना चाहिए?
Cancellation के लिए वही वास्तविक और applicable reason देना चाहिए जो transaction की स्थिति को सही तरीके से दर्शाता हो। गलत या misleading information देने से बचना चाहिए और applicable contract terms के अनुसार ही action लेना चाहिए। GeM GTC contractual obligations और applicable terms को follow करने की आवश्यकता बताता है।
Official Source: GeM General Terms and Conditions
11. क्या GeM cancellation के बाद records रखना जरूरी है?
हाँ, order details, relevant communication, approvals और cancellation/status information को future reference के लिए सुरक्षित रखना उपयोगी है। GeM के official training resources buyers और sellers को order processing और order fulfillment से संबंधित processes समझने में सहायता करते हैं।
GeM Buyer Journey – Order Processing & Payments
12. GeM Order Cancellation Process की latest जानकारी कहां मिलेगी?
Latest information के लिए GeM के official resources, current contractual terms और GeM Interactive LMS को प्राथमिकता दें। GeM Interactive LMS पर buyers और sellers के लिए अलग-अलग learning journeys उपलब्ध हैं, जिनमें order processing और order fulfillment से संबंधित courses शामिल हैं।
GeM Interactive LMS – Seller Journey